Weer een gesprek afgerond met een nieuwe opdrachtgever die ons heeft benaderd om zijn medewerkers te trainen op het onderdeel proactiviteit.
“Ik wil graag dat mijn medewerkers proactiever worden zodat we de onzekere tijden die op ons afkomen beter kunnen managen.” Wanneer we met de opdrachtgever zelf wat dieper in gesprek raken, geeft hij te kennen dat hij het gevoel heeft dat de verantwoordelijkheid voor de resultaten van het bedrijf alleen op zijn schouders liggen. “Mijn medewerkers komen steeds vaker om advies vragen als ze vastlopen. In de vergaderingen kijken ze steeds naar wat ik wil en vind. Besluiten moet ik steeds zelf nemen en ik loop continue te trekken aan mensen om ze in beweging te krijgen. Tegelijkertijd moet ik checken of mensen de gemaakte afspraken wel nakomen. Het geeft spanning en stress. Kunnen jullie mijn mensen trainen zodat zij zelf de verantwoordelijk voelen voor het resultaat. Ik wil dat ze zelf initiatieven gaan nemen, zelf creatief worden en geïnspireerd geraken om mij te helpen om het bedrijf door deze tijden heen te loodsen. Oftewel kun jij ze proactiever maken?”
Terwijl ik tegenover deze nieuwe opdrachtgever zit en zijn verhaal beluister dwalen mijn gedachten naar eerdere gesprekken die ik de afgelopen periode heb gevoerd met opdrachtgevers met vergelijkbare uitdagingen. De omgeving waarin wij ons op het ogenblik begeven is gevuld met verandering en onzekerheid. Mijns inziens kunnen we gewoonweg vaststellen dat ‘verandering’ een constante factor is waar we mee hebben te dealen.
Veel mensen houden niet van verandering. Virginia Satir, een beroemde Amerikaanse gezinstherapeute zei ooit eens dat wat de mensheid drijft niet de wil is om te overleven maar te houden wat je hebt. Ik denk dat er maar weinig mensen zijn die hun huis verkopen of hun baan opzeggen voordat er is nagedacht over een passend alternatief. En juist hier ligt de uitdaging. Doordat verandering een constante aan het worden is en we weinig vooruit kijken en passende alternatieven ontwikkelen, raken mensen “out of control”. En dit leidt tot het bekende fight of flight principe. Sommige mensen komen in actie en worden proactief. Deze groep gaat op zoek naar oplossingen en leren zich nieuwe strategieën en vaardigheden eigen te maken. Vele anderen steken hun kop in het zand, hopen dat de veranderingen overwaaien en grijpen naar middelen waarvan ze diep van binnen weten dat ze niet toereikend zijn.
“Kun je ze proactief maken?” De opdrachtgever blijft mij indringend aankijken. “Nee, dat kan ik niet. Ik kan jouw mensen niet proactief maken.” De opdrachtgever verschuift wat op zijn stoel en ik zie hem denken dat dit bezoekje aan ons kantoor dan toch wel wat zonde is van de tijd. “Ik kan jouw mensen niet proactief maken omdat ze dat van nature al zijn. En iets maken wat er al is vind ik zonde van mijn tijd.” Vragend blijft de beste man mij aankijken.
Ik ben van mening dat mensen van nature proactief zijn. Als we dat niet waren, hoe hadden we dan leren lopen, praten, zindelijk worden en alles wat we nog meer hebben geleerd in de eerste periode van ons leven? Niemand heeft ons verteld dit te doen en toch hebben we het initiatief genomen. Proactiviteit wordt, naarmate we ons in andere omgevingen gaan bewegen, afgeleerd. Neem nu bijvoorbeeld vragen stellen. Op de lagere school leerde ik dat je eerst je vinger moest opsteken als je een vraag had, thuis hoefde dat niet. Op het voortgezet onderwijs mochten we alleen nog maar vragen stellen aan het einde van de les. En als je een domme vraag stelde, kreeg je een reactie die ervoor zorgde dat je in het vervolg niet meer durfde. En toen ik studeerde aan de open universiteit was er alleen de mogelijkheid om vragen per mail te stellen. En aangezien de betreffende leerkracht het te druk had duurde het soms dagen, zelfs weken voordat je antwoord had. En omdat ik nog steeds voldoendes haalde was de ‘echte’ proactiviteit om het antwoord op een vraag te krijgen niet noodzakelijk.
In het bedrijfsleven zien we vergelijkbare ontwikkelingen. Nieuwe medewerkers komen enthousiast en geïnspireerd binnen. Gemotiveerd om aan de nieuwe uitdaging te beginnen ontplooien ze in het begin allemaal nieuwe ideeën en activiteiten. Maar vaak zie je dat deze gepassioneerde energie snel afneemt. Zonder dat managers dit door hebben, ontnemen ze de ruimte bij de mensen. Te druk met andere zaken en tijdsgebrek zorgen ervoor dat een constructieve respons uitblijft. Of collega’s die al lange tijd op dezelfde plek zitten en je voorzien van een van de meest gebruikte oneliners in het bedrijfsleven. “Joh, dat hebben we in het verleden ook al eens geprobeerd, dat werkt toch niet.” Absoluut een ideaal podium om je proactiviteit binnen no time te temperen en alleen nog binnen je eigen veilige omgeving toe te passen.
“Ik denk dat je medewerkers niet het probleem zijn. Jij zelf bent de kritische succesfactor in het geheel!” De opdrachtgever kijkt weg. Voor mij voldoende respons om te weten dat hij aan het denken is gezet en dat de opmerking raak is.
De meeste ondernemers en managers weten vaak zelf ook wel dat ze te druk zijn geweest met randzaken. Dat ze te weinig tijd hebben gestoken in het sturen en coachen van hun medewerkers om ze datgene te laten doen waar ze voor zijn aangenomen. Namelijk leren hun brein te gebruiken om binnen een bepaald, vooraf bekend kader, hun verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen resultaten. In het gesprek met de opdrachtgever vraag ik hem: “Dus als je wilt dat je medewerkers proactief zijn. Wat bedoel je hier dan precies mee? Stel ik kom bij je werken en jij wilt dat ik vanaf het begin proactief ben, wat verwacht je dan precies van mij? En welk soort begeleiding mag ik dan als nieuwe medewerker van jou als opdrachtgever verwachten? En hoe ga je met mij om als ik een keer te proactief ben en het valt buiten de vooraf gestelde kaders?” Allemaal vragen waar je naar mijn idee als ondernemer of manager eerst antwoord op moet hebben om vervolgens dan je medewerkers hierbij te betrekken. Als men niet weet wat er van hem/haar verwacht wordt gaan mensen doen wat zij denken dat goed is. En als dat is “houden wat je hebt”, dan doen ze dat omdat wij het in het verleden zelf hebben aangeleerd.
Auteur : Edwin Hansma
